Cien invitados es la cifra redonda con la que casi todo el mundo empieza a pedir presupuestos. Y es también donde se descubre que el número de mesas no es una división limpia: según el diámetro que elijas, esos cien invitados son diez mesas o son trece.

La respuesta corta

Tres mesas de diferencia entre la primera y la última opción. Eso es alquiler, mantelería, centro floral y metros cuadrados de salón: la decisión del diámetro pesa más en el presupuesto que casi cualquier otra del banquete.

Por qué no es 100 dividido entre 10

El cálculo real parte de los confirmados, no de los invitados. Con 100 invitaciones enviadas, lo normal es sentar bastante menos gente: el detalle está en cuántos invitados confirman de verdad, pero como orden de magnitud, contar con el 100 % es el error de partida.

Y de los que sí vienen, no todos van en mesa de invitados:

  1. Vosotros dos, si hay mesa presidencial o mesa de novios aparte.
  2. Los proveedores que comen: fotógrafo, vídeo, música, conductores. Menú aparte y sitio aparte, normalmente en otra sala.
  3. Los niños, si montáis mesa infantil, que se calcula distinto porque ocupan menos.

Cuenta primero quién se sienta en el salón principal. Cómo separar cada grupo lo tienes en cómo contar los invitados.

El cálculo, paso a paso

  1. Confirmados adultos que se sientan en mesa de invitados.
  2. Divide entre la capacidad cómoda de tu mesa, no la máxima. La diferencia entre las dos está en cuántos invitados caben en una mesa redonda.
  3. Redondea hacia arriba. Media mesa no existe.
  4. Suma una mesa de margen. Siempre entran dos o tres personas a última hora.

Con 92 confirmados y mesas de 180 cm: 92 ÷ 10 = 9,2 → 10 mesas, más una de margen. Once.

Los grupos mandan sobre la aritmética

Aquí es donde la cuenta bonita se rompe. Tus invitados no vienen sueltos: vienen en bloques —la familia de él, los del pueblo, los del trabajo— y esos bloques no miden diez.

Si el grupo de amigos de la universidad son catorce, no caben en una mesa de diez y sobran cuatro. Puedes partirlos siete y siete, o meterlos en una mesa de 200 y dejar cuatro sitios para gente afín. Lo que no funciona es dejar a cuatro personas descolgadas en una mesa donde no conocen a nadie.

La consecuencia práctica: el número de mesas casi siempre acaba siendo uno o dos más que el que sale de dividir. Cuéntalo desde el principio y no tendrás que renegociar con la finca.

Qué preguntar a la finca antes de decidir

  • Qué diámetros tienen en stock, y cuántas de cada. A veces la respuesta la da el inventario.
  • Cuánto cuesta cada mesa extra: mantel, centro, servicio.
  • Cuántas mesas caben en el salón con pista de baile montada. Un salón para 120 con la pista puesta no es un salón para 120.
  • Hasta cuándo puedes cambiar el número. Ese plazo es el que de verdad manda.

Cuándo cerrar el número

Lo más tarde que te dejen. El catering pedirá una cifra pronto y es razonable darle una estimación, pero el número definitivo depende de las confirmaciones, y las confirmaciones llegan tarde. Montar el seating plan sobre una cifra provisional significa rehacerlo entero cuando se mueva.

Ten la lista de invitados con el estado de cada persona al día y el número saldrá solo el día que haya que darlo.

¿Y si el número se actualizara solo?

Con Kofirma, cada respuesta que llega por WhatsApp mueve el contador: confirmados, acompañantes, niños con su edad, alergias y plazas de bus. Cuando la finca pregunte cuántas mesas, la cifra ya está calculada y es la buena. Puedes verlo en seating plan para bodas.

Cien invitados no son diez mesas: son las mesas que salgan cuando sepas cuántos vienen de verdad, qué diámetro tiene tu finca y en qué grupos se sientan. Los tres datos, en ese orden.