Has enviado 150 invitaciones y el catering te pide un número. La pregunta del millón: ¿cuántos van a venir de verdad? Reservar para 150 cuando vienen 120 son 30 cubiertos pagados y sillas vacías; reservar para 120 cuando vienen 145 es un problema mucho peor la semana antes.

No hay una cifra mágica, pero sí un método que se acerca bastante. Va aquí, con los números orientativos que puedes ajustar a tu caso.

La respuesta corta

Estima por grupos, no en bloque

Coge tu lista de invitados y aplica un porcentaje distinto a cada grupo. Estos rangos son orientativos: son puntos de partida razonables que debes corregir con lo que sabes de tu gente.

  • Familia directa y núcleo duro (padres, hermanos, abuelos, amigos íntimos): 95-100%. Estos vienen salvo catástrofe.
  • Familia extensa y amigos de la misma ciudad: 85-90%.
  • Invitados que tienen que viajar (otra provincia, otro país, avión de por medio): 60-75%. Cuanto más lejos y más caro, más baja.
  • Compañeros de trabajo y círculo amplio: 60-75%. Es el grupo que más falla y el que más tarda en contestar.
  • Familias con niños pequeños: bájalas un 10% respecto a su grupo. Un fin de semana fuera con dos críos se cae con facilidad.

Suma las estimaciones de cada grupo y tendrás un número mucho más honesto que multiplicar el total por 0,85.

Un ejemplo con números

150 invitados repartidos así:

  • 40 de núcleo duro al 97% → 39
  • 55 de familia y amigos locales al 88% → 48
  • 30 que viajan al 70% → 21
  • 25 de trabajo y círculo amplio al 65% → 16

Total estimado: 124 personas, un 83% del papel. Fíjate en que el resultado global se parece a la media — pero ahora sabes de dónde sale cada plaza, y si el grupo de los que viajan responde mejor de lo previsto, sabes exactamente qué ajustar.

Los factores que mueven la aguja

  • La época. Mayo a octubre y puentes: las agendas se llenan un año antes, así que avisar tarde cuesta asistentes.
  • El día. Una boda entre semana pierde fácilmente 15-20 puntos frente a un sábado.
  • La distancia y el alojamiento. Si tus invitados tienen que dormir fuera, el coste real de asistir se multiplica. Facilitar alojamiento o bus recupera parte de esa gente.
  • La antelación. Invitación con 3-4 meses y confirmación pedida con 6-8 semanas es la combinación que mejor funciona; el calendario completo está en cuándo enviar las invitaciones.
  • Los niños. Una boda sin niños reduce la asistencia de las familias con hijos pequeños. Es una decisión legítima, pero tiene un coste en asistentes que conviene anticipar.

No confundas «no contesta» con «no viene»

Es el error de cálculo más común. El silencio no es un no: el 20-30% que no responde al primer mensaje son, en su mayoría, gente que lo leyó en mal momento. Un recordatorio bien hecho recupera a la mayoría.

Cuenta como «no viene» solo a quien te lo ha dicho, y trata el resto como pendiente hasta el final. El guion de los tres toques —recordatorio, último aviso con fecha dura y llamada— está en invitados que no confirman.

La curva de respuestas: cuándo llega cada bloque

Las confirmaciones no llegan repartidas, llegan a golpes. Saberlo evita el pánico de la primera semana:

  • Primeras 48 horas: entra entre un tercio y la mitad de todas las respuestas que vas a recibir. Es la gente que lo lee y contesta en el momento.
  • Días 3 al 14: goteo lento. Aquí están los que necesitaban consultar agenda, pareja o vacaciones.
  • Tras el recordatorio: segundo pico, casi tan grande como el primero. Por eso el recordatorio no es opcional.
  • Última semana antes de la fecha límite: los rezagados y casi todos los «no». Decir que no cuesta más que decir que sí, y por eso llega tarde.

Si a las 48 horas llevas un 40% de respuestas, no vas mal: vas exactamente donde toca. El problema no es ir lento, es no tener recordatorio programado.

Ajusta tu estimación con tus propios datos

A partir del segundo o tercer día ya tienes información mejor que cualquier porcentaje general: la tuya. Con la lista delante, mira grupo por grupo.

  • Si el grupo «trabajo» va por el 40% de respuestas cuando «familia» va por el 80%, no es que no vengan: es que responden más lento. Ajusta el recordatorio, no la estimación.
  • Si un grupo entero está contestando que no —los que viajan, por ejemplo— corrige su porcentaje a la baja ya, y no esperes al final para descubrir que sobran veinte cubiertos.
  • Si te llegan más «sí» de los previstos en un grupo, comprueba antes de celebrarlo que no estás contando acompañantes sin confirmar.

Recalcular la estimación una vez por semana, con cinco minutos y la columna Estado filtrada, vale más que cualquier tabla de porcentajes.

El agujero de los acompañantes

Es la fuente número uno de descuadres. «María + 1» son dos cubiertos, pero durante meses figura como una fila. Y ese +1 tiene su propia probabilidad de venir: si es pareja estable, viene con María; si es un acompañante genérico, se cae con facilidad.

Dos reglas que evitan el susto:

  • Cuenta a los acompañantes como plazas desde el principio, aunque no tengan nombre. Un invitado con +1 son dos.
  • Pide el nombre en la confirmación. Además de cerrar el número, te sirve para el seating y para las tarjetas de mesa. Si a las seis semanas el +1 sigue sin nombre, casi siempre acaba no viniendo.

Lo mismo vale para los niños: no son medio cubierto ni una nota al margen. Tienen menú, silla y, si son pequeños, trona.

Cómo cerrar el número con el catering

  1. Dale una estimación pronto (la de este método) y dile claramente que es estimación.
  2. Pregunta hasta cuándo puedes ajustar y en qué dirección. Casi todos aceptan subir hasta 48-72 horas antes; bajar suele tener más letra pequeña.
  3. Cierra con confirmados reales, nunca con pendientes optimistas.
  4. Deja un margen de 2-5 plazas, según el tamaño de la boda. Siempre aparece alguien.

Ese margen no es tirar dinero: es lo que evita que la semana antes tengas que rehacer el seating plan entero por dos personas.

Qué hacer con los que confirman y no aparecen

Existen y no son culpa tuya: enfermedades, imprevistos, gente que confirma por compromiso. Se reduce, no se elimina, con dos cosas:

  • Pedir la confirmación cerca (6-8 semanas, no seis meses): a menos distancia, menos margen de que la vida se cruce.
  • Un mensaje de información final la semana de la boda, con horarios y logística. Sirve de recordatorio implícito y hace que quien ya sabe que no puede ir te lo diga a tiempo.

¿Y si el número se actualizara solo?

Con Kofirma, cada respuesta que llega por WhatsApp mueve el contador en tiempo real: confirmados, pendientes, niños, alergias, plazas de bus. En vez de estimar con porcentajes, miras el panel y ves el número real — y los recordatorios a los pendientes salen solos, sin que persigas a nadie. Puedes verlo en confirmación de asistencia para bodas.

Estimar bien no es adivinar: es repartir tu lista en grupos, aplicar a cada uno lo que sabes de esa gente y tratar el silencio como lo que es, un pendiente. Con eso llegas al día del catering con un número en el que puedes confiar.