La pregunta parece de matemáticas y en realidad es de lista de invitados: el número de autobuses no sale de cuántos invitados tienes, sino de cuántos han dicho que lo usan y desde dónde.

Primero: cuántos van a usar el bus

Nunca es el total. En bodas con finca fuera de la ciudad y barra libre, entre el 50 % y el 70 % de los invitados acaba en el bus. El resto va en coche: no bebe, se va pronto, vive al lado o lleva a los abuelos.

Pero ese porcentaje es una orientación para presupuestar, no para contratar. El número real sale de preguntarlo con la confirmación, como cuenta la guía completa de cómo organizar el transporte de invitados. Y la cifra que importa es la de personas que confirmaron bus, por punto de recogida.

La fórmula, con un ejemplo

Boda de 100 invitados, finca a 35 minutos, dos puntos de recogida.

  1. Confirmaciones de bus: 48 desde la ciudad, 14 desde el hotel de los de fuera. Total, 62.
  2. Margen del 10 %: 53 y 16. Los que confirman tarde existen, y casi todos quieren bus.
  3. Vehículo por punto: para 53, un autocar de 55 va al límite; uno de 70 va cómodo. Para 16, un microbús de 20.

Resultado: un autocar de 70 y un microbús, o un autocar de 55 que haga las dos paradas si el hotel está de camino y las plazas suman menos de 55. Lo que no conviene es un autocar de 55 para 53 personas: el día de la boda aparecen tres que no habían dicho nada.

Cuándo un bus hace dos paradas

Cuando los dos puntos están en la misma ruta y las plazas sumadas caben en un vehículo. Un autocar que sale de la plaza y para en el hotel de camino a la finca añade diez minutos y ahorra un microbús.

Cuando no: si el hotel está en dirección contraria, si son más de dos paradas, o si sumando plazas superas el 90 % del vehículo. Cada parada extra son diez o quince minutos y un motivo más para salir tarde.

La vuelta cambia la cuenta

Con dos horarios de vuelta, no hacen falta el doble de autobuses: el mismo autocar hace la primera vuelta, deja a la gente y regresa a la finca para la última. Depende de la distancia: con la ciudad a 30 minutos, da tiempo de sobra; a una hora, ya no, y hace falta un segundo vehículo o un microbús para la primera salida.

Lo que sí hace falta es saber cuántos se van en cada vuelta, y eso se pregunta también: «¿vuelta a la 1:30 o al final?». Cómo fijar esas horas está en horarios del bus de vuelta.

Lo que la mayoría hace mal

  • Contratar por el total de invitados. Dos autocares para 100 personas cuando lo usan 60: un tercio más de coste y asientos vacíos.
  • Ir al 100 % de plazas. Sin margen, los tres que confirman el jueves van en taxi, y pagas tú.
  • Cinco paradas para ahorrar un vehículo. Y llegar tarde a la ceremonia.
  • Contar con las confirmaciones de asistencia, no con las de bus. Son dos preguntas distintas y dos números distintos; el primero se explica en cuántos invitados confirman.

¿Y si el número por parada se contara solo?

Preguntar a cada invitado si usa el bus y desde dónde, y llevar la suma por punto a medida que confirman, es la parte que se hace mal cuando se lleva en una hoja.

Kofirma lo pregunta con la confirmación por WhatsApp y suma las plazas en el panel por punto de recogida, con los cambios de última hora incluidos. El número que le das a la empresa de autocares es el real. Puedes verlo en lista de invitados para bodas.

Los autobuses se cuentan con las confirmaciones de bus por parada, un 10 % de margen y un vehículo que no vaya lleno. Todo lo demás es preguntarlo a tiempo.