Una lista de invitados con dos columnas —nombre y poco más— es la que acabas rehaciendo en marzo, cuando el catering pide alergias y el autobús pide plazas. Una lista con veinte columnas es la que abandonas en la tercera semana.

El punto justo son nueve. Estas nueve.

Las nueve columnas

  1. Nombre y apellidos. Completos. Cuando tengas 120 filas habrá dos Martas y un Javi duplicado, y sin apellidos no sabrás cuál confirmó.
  2. Grupo. Familia de ella, familia de él, amigos, trabajo. Parece decorativa y es la columna que más trabajo te ahorra: es el borrador del seating y el filtro con el que repartes cupos entre familias.
  3. Teléfono con WhatsApp. Con prefijo internacional (+34…). Es el canal por el que vas a invitar, confirmar y recordar; sin él, la lista no sirve para gestionar nada.
  4. Acompañante. Sí/no, y el nombre cuando lo sepas. Ojo: el acompañante es un cubierto más, así que cuenta como fila propia o como cantidad, pero cuenta.
  5. Niños. Cuántos y de qué edad. La edad decide tres cosas distintas: menú infantil, trona y si necesitas servicio de canguro.
  6. Estado. Solo tres valores: pendiente, confirmado, no asiste. Ni «casi seguro» ni «me dijo que sí por el grupo». Un «en principio sí» es pendiente.
  7. Menú y alergias. Celíacos, veganos, vegetarianos, alergias serias. Esta columna se la pasas literalmente al catering.
  8. Bus. Ida, vuelta, ambas o ninguna. Con esto contratas plazas en vez de estimarlas.
  9. Notas. El cajón de sastre: llega el viernes, se aloja en casa de tus padres, no sentar cerca de X.

Por qué justo estas

Cada columna existe porque alguien te va a pedir ese dato y con una fecha límite: el catering pedirá el 7, el autobús el 8, el seating el 2 y el 5. Si el dato no está en la lista, tocará una ronda de mensajes a 120 personas con dos semanas de antelación, que es exactamente el escenario que quieres evitar.

Y las que no están tampoco es casualidad. Dirección postal solo la necesitas si envías invitación en papel; correo electrónico, casi nunca (la gente no lo lee); «confirmado el día X» es una columna que se rellena dos veces y luego nadie mira.

Tres detalles que marcan la diferencia

  • Estado con valores cerrados, no texto libre. Si en esa columna cabe cualquier cosa, acabará habiendo nueve variantes de «sí» y no podrás contar con un filtro.
  • Una fila por invitado, no por invitación. «Los García (4)» es cómodo al escribir y un infierno al contar: no sabes cuántos son adultos, quién tiene alergia ni quién sube al bus.
  • Rellena Grupo desde el primer día. Es la columna que más se deja para luego y la que más cuesta reconstruir cuando ya no te acuerdas de quién era amigo de quién.

Descárgala ya montada

No hace falta que la construyas:

Descargar la plantilla de lista de invitadosDescarga gratis · Excel, Numbers o Google Sheets · lista-invitados-boda.csv

Trae estas nueve columnas y tres filas de ejemplo. Se abre en Excel, en Numbers y en Google Sheets.

El método para rellenarla sin discusiones familiares —cuánta gente cabe, cómo repartir el cupo, cómo cortar sin ofender— está en la guía completa: lista de invitados de boda, método y plantilla.

¿Y si se rellenara sola?

Las nueve columnas son exactamente los datos que Kofirma recoge por ti: conversa con cada invitado por WhatsApp, le pregunta asistencia, acompañante, niños, alergias y bus, y lo deja todo ordenado en un panel que puedes exportar. Tú no copias nada a mano. Puedes verlo en lista de invitados para bodas.

Una buena lista no es la que tiene más información: es la que tiene la información que alguien te va a pedir, en un formato que puedes filtrar.